Frequently Asked Questions concernant VisualProjet3 (mise à jour 14/03/2010)

1 - Comment avoir plus de renseignements sur les possibilités de VisualProjet3 ?
2 - VisualProjet est-il utilisé par beaucoup d'utilisateurs ou d'entreprises ?
3 - VisualProjet3 fonctionne-t-il en réseau et en ligne ?
4 - Je n'arrive pas à me connecter au serveur de données hyperFile; pourquoi ?
5 - Je suis connecté au serveur, mais par quoi dois-je commencer ?
6 - Comment faire fonctionner VisualProjet3 en réseau d'entreprise ?
7 - Je veux utiliser VisualProjet3 sur un PC portable pour une réunion à l'extérieur : comment faire ?
8 - J'ai un projet type; puis-je m'en servir comme modèle pour mes prochains projets ?
9 - J'ai une ancienne version de visualProjet; est-elle compatible avec les nouvelles versions ?
10 - Comment éditer directement le contenu de mes bases de données hyperFile
11 - VisualProjet3 gère les plannings, les heures vendues/prévues/réalisées...Mais gère-t-il les coûts horaires ?
12 - Comment récupérer le format d'affichage des colonnes d'un planning projet (largeur, visibilité ou non...) ?
13 - D'autres fonctions sont-elles à venir dans visualProjet3 ?
14 - J'ai plusieurs sites à gérer, avec des projets et ressources différents, comment faire ?
15 - L'application m'affiche "fichier ID absent" et mon appli repasse en version limitée: que faire ?
16 - Certains liens hypertextes vers des documents ne fonctionnent pas; pourquoi ?
17 - Impossible de se connecter ou se reconnecter au serveur : quoi faire ?


1 - Comment avoir plus de renseignements sur les possibilités de VisualProjet3 ?
Il suffit de lire la documentation ( pdf) accessible depuis la page principale du site ou depuis ce lien.
Cette documentation est également disponible dans l'aide de l'application

2 - VisualProjet est-il utilisé par beaucoup d'utilisateurs ou entreprises ?
VisualProjet2 était utilisé par une cinquantaine d'entreprises de tous secteurs (bâtiment, électronique, informatique, électricité, bureaux d'études...) et par de nombreux indépendants et cabinets (consultants, architectes...). VisualProjet3, avec ses nouvelles fonctionnalités et encore plus de possibilités est promis à un bel avenir..!

3 - VisualProjet fonctionne-t-il en réseau et en ligne?
VisualProjet fonctionne bien-sûr en réseau, et c'est là son principal intérêt : partager les plannings en commun et travailler en environnement multi-utilisateurs.
Plus encore, VisualProjet3 fonctionne en ligne : accédez de l'extérieur à vos plannings projet et charges de vos collaborateurs !
Ceci est rendu possible par l'utilisation d'un serveur Manta de bases de données client/serveur HyperFile fourni gratuitement dans le pack d'installation. Ce serveur est accessible par IP ou nom de machine : IP de votre PC local/portable, IP d'une machine sur réseau, IP publique internet (dans ce cas ouvrir le port 4900 dans les pare-feux)
Les bases de données manipulées sont :
- la base commune (liste des ressources, équipes, métiers, modeles de projets, liste des projets, etc...):
- chaque base projet : (liste des taches, liaisons entre taches, ressources affectées, liens documentaires, actions projet, recettes/dépenses, historique projet, etc...)

4 - Je n'arrive pas à me connecter au serveur de données hyperFile; pourquoi ?
Il peut y avoir plusieurs raisons:
- Vous n'avez peut être pas installé de serveur de données lors de l'installation car, par défaut, il est coché "utiliser un serveur HyperFile existant". Lors de la première utilisation il vous faut installer le serveur en cochant à la place "Installer ou mettre à jour un serveur HyperFile existant". Installez ce serveur localement sur votre PC ou en vous mettant sur la machine réseau, par exemple sur "c:\serveur HF" (vous installerez ensuite visualProjet3 par exemple sur "c:\visualProjet3"). Recommencez l'installation depuis le début si vous avez oublié d'installer le serveur.
- Une fois le serveur installé (localement ou sur une machine réseau), connectez vous dessus en tapant son adresse IP à la place de ???. Si le serveur est installé localement sur votre PC, saisissez l'adresse IP de votre PC inscrite en bas de la fenêtre de connexion. Si le serveur est installé sur une machine réseau, saisissez l'adresse IP de cette machine.
- Si vous n'arrivez pas à vous connecter en ligne depuis l'extérieur, c'est que le port 4900 n'est sans doute pas ouvert dans les firewall de l'entreprise et de votre PC
- En installation réseau à licence flottante, vérifiez que le répertoire réseau contenant l'application (installée par exemple sur le C:\VisualProjet3 de la machine réseau), est bien partagé en lecture/écriture et que l'application VisualProjetLicenceManager est lancée (placer un raccourci vers cette petite appli dans le répertoire de démarrage de la machine serveur) car cette petite appli annexe permet de générer périodiquement un fichier ID alors que l'application VP3 le détruit lorsqu'il est périmé

5 - Je suis connecté au serveur, mais par quoi dois-je commencer ?
Lors de la première utilisation de VisualProjet3, vous devez tout créer, dans l'ordre suivant;
- Créez la liste des sites, métiers, équipes et ressources: dans le menu "ressources et congés", choisissez "création/édition des ressources"
- Commencez par créer une liste de métiers, puis une liste de sites, une liste d'équipes et enfin la liste des ressources (ressources que vous pourrez alors rattacher aux métiers/sites/équipes)
- Créez à présent vos projets en cliquant sur le bouton "Créer un projet" à partir d'un modèle "vide"
- Dans le projet nouvellement créé, tapez le nom de chaque tache à la volée (séparés par la touche ENTREE pour passer à la tache suivante)
- Regroupez éventuellement les taches sous des taches récapitulatives (en sélectionnant les taches, et par clic droit, en choisissant "décaler à droite (créer une tache récaptitulative au dessus)")
- Faites les liaisons entre taches (en sélectionnant les taches à lier, et par clic droit, en choisissant "lier les taches sélectionnées")
- Pour chaque tache, déterminez une quantité de travail/attente (exemple : 80h de travail avec 2 ressources humaines à 100% vont correspondre à une durée de tache de 1 semaine, hors congés), affectez ou non des ressources; les taches avec ressources humaines sont des taches de "travail". les taches sans ressource humaine sont des taches "attente" (telles que des temps d'approvisionnement par exemple). Les taches sans travail/attente sont des taches "jalons".
- Affinez en catégorisant la tache (liste des catégories modifiable dans la config de l'application) et en fixant des contraintes éventuelles sur les taches: début pas avant, fin pas après, retard/avance sur le début de la tache, etc...
- Dans le champs détail, précisez certains détails et insérez les éventuelles liaisons documentaires à la tache
- Dans le menu "parametres projet" précisez des détails sur le projet, fixez la date de démarrage T0 du projet, les objectifs du projet (heures prévues, couts horaires prévus, recettes/dépenses prévues)
- Faites le suivi du projet : saisissez les heures réalisées, l'état d'avancement de chaque tache, ajoutez des compléments d'heures, des interruptions sur tache
- Vérifiez la charge consolidée des ressources multi-projets, la trajectoire du projet, visualisez tous vos projets sur la même fenetre, etc...

A noter que si vous disposez de visualProjet2, vous récupérerez vos anciennes ressources et vos anciens projets très simplement, depuis le menu "Outils", puis "Convertir les anciennes bases visualProjetV2.X"

6 - Comment faire fonctionner VisualProjet3 en réseau d'entreprise ?
Pour installer VisualProjet3 en réseau, il suffit d'installer le Pack sur la machine réseau (installation du serveur HyperFile par exemple sur "c:\serveur HF" puis de l'application VP3 par exemple sur "c:\visualProjet3").
Le répertoire réseau où se trouve l'application VP3 doit être partagé en lecture/écriture, pour pouvoir modifier les fichiers (fichier .ini, modèles, exports de données, etc...)
Par la suite, les utilisateurs lancent l'executable VisualProjet.exe qu'ils ont installé localement (cas d'une licence individuelle) ou depuis un raccourci bureau vers l'executable VisualProjet.exe situé sur la machine réseau (cas des licences flottantes) et commun à tous les utilisateurs.
Puis, la connexion au serveur de donnée se fait en saisissant le numéro d'IP de la machine réseau (numéro qui sera mémorisé pour les prochaines connexion)
Si on avait commencé à créer des données sur PC individuel, une fonction de copie de données de serveur à serveur (menu "outils") permet de transférer les bases de données et fichiers du PC local vers le serveur réseau.

7 - Je veux utiliser VisualProjet3 sur un PC portable pour une réunion à l'extérieur : comment faire ?
Il suffit d'installer VisualProjet3 sur votre PC nomade (installation du serveur + application visualProjet3), de sélectionner sur le serveur d'entreprise les projets qui vous concernent, puis d'un clic, de copier ces projets vers le serveur du PC nomade; vous travaillerez alors de façon autonome. Attention toutefois à votre retour de ne pas forcemment transférer vos données de votre PC nomade vers le serveur entreprise, car vous pourriez écraser des données plus récentes que les votres. Il est ainsi préférable de travailler en ligne pour disposer des données à jour...

8 - J'ai une ancienne version de visualProjet; est-elle compatible avec les nouvelles versions ?
VisualProjet3 succède à visualProjet2 mais les bases de données utilisées sont différentes : access pour VP2 et HyperFile pour VP3.
Une moulinette permet de migrer automatiquement les fichiers VP2 vers VP3, en sélectionnant le fichier de configuration et en cliquant sur un bouton : on ne peut faire plus simple !
De plus, au fur et à mesure des évolutions de VP3, un mécanisme de mise à jour des champs des bases de données est mis en place

9 - Comment éditer directement le contenu de mes bases de données hyperFile ?
Chaque base de donnée est éditable au moyen de l'utilitaire CC120HF.exe (situé dans le répertoire du serveur en principe "C:\Serveur HF\Centre de Controle HF\CC120HF.exe")
Au lancement de cette application, sélectionnez le tiroir "HF Client/serveur", puis recherchez votre serveur en cliquant sur la loupe.
Ensuite, connectez-vous sur ce serveur en cliquant sur le "+" à gauche du nom du serveur, saisissez "admin" comme nom de login, ne mettez pas de mot de passe et cliquez sur le bouton "connexion"
Les bases de données sont composées de fichiers (extension ".fic").
La base commune correspond à la liste des ressources, sites, métiers, équipes, fermetures, congés, plages horaires, liste de projets, modeles de projets
Chaque base projet est aussi décomposée en fichier
Il suffit de sélectionner le fichier concerné, puis d'aller dans l'onglet "contenu" pour modifier les cellules du tableau de contenu qui s'affiche.

10 - J'ai un projet type; puis-je m'en servir comme modèle pour mes prochains projets ?
Oui bien sûr. La procédure est très simple : depuis la feuille de projet, il suffit de cliquer dans le menu "outils" sur la rubrique "transformer en modèle" puis de choisir les options désirées.
L'intérêt est de créer un modèle type de projet avec ses tâches standards, et de s'en servir comme modèle pour les prochains projets à créer.

11 - VisualProjet gère les plannings, les heures prévues/réalisées...Mais gère-t-il les coûts horaires ?
VisualProjet gère non seulement les coûts horaires de chaque ressource (éventuellement majorés le WE) mais également les recettes/dépenses sur projet.
Les objectifs sont définis dans la fenêtre de configuration du projet, et les unités dans la fenêtre de configuration de l'application.

12 - Comment récupérer le format d'affichage des colonnes d'un planning projet (titres, largeur, visibilité...) ?
Il suffit de faire un clic droit sur le tableau des tâches projet, de modifier éventuellement le nom et l'ordre des colonnes, leur largeur, leur visiblité, puis de valider.
A chaque ouverture du projet, le format d'affichage du tableau des taches sera ainsi conservé.

13 - D'autres fonctions sont-elles à venir dans visualProjet3 ?
Tout comme VisualProjet2, VisualProjet3 s'enrichira de nouvelles fonctionnalités au fil du temps. Prochaines fonctions à venir : import/export XML MS-Project, import de portions de projet issus de sous-traitants, enrichissement de l'ergonomie, vidéos de formation, passage en anglais, etc...

14 - J'ai plusieurs sites à gérer, avec des projets et ressources différents, comment faire ?
Vous avez plusieurs possibilités:
- Gérer les différents sites, ressources, projets sur le même serveur
- Créer sur une même machine physique (PC réseau ou PC individuel) un nouveau serveur (plusieurs serveurs peuvent cohabiter sur une même machine
Il suffit de refaire l'installation et de cocher "installer ou mettre à jour un serveur existant" et d'installer ce nouveau serveur avec un autre nom (exemple c:\ServeurHF2) et numéro de port (4901))
Ensuite, lors de la connexion, allez dans le menu "Configuration" et "Param connexion serveur", puis, tapez le nom ou le numéro d'IP de ce nouveau serveur, ainsi que son nouveau numéro de port
Vous serez alors connecté à ce nouveau serveur, pour créer de nouvelles ressources, sites, équipes, métiers, projets... (Attention, la liste des catégories de taches, congés et dépenses restent communes (définies dans le fichier visualProjet.ini dans le répertoire de l'exe utilisé)
Par la suite, vous jonglez entre les différents serveurs depuis la fenetre de connexion au serveur (menu "Configuration" et "Param connexion serveur", et choix du serveur dans le combo de choix)
Nota: n'oubliez pas d'ouvrir également le port 4901 dans votre pare-feu, si vous faites des accès depuis l'extérieur via le web.
Vous pouvez ré-éditer les parametres de connexion aux serveurs dans le menu "Configuration", "Configuration application", onglet "Accès au serveur"

15 - L'application m'affiche "fichier ID absent" et mon appli repasse en version limitée: que faire ?
Il s'agit d'un dispositif anti-copie illégales. Dans le cas des licences flottantes, l'application VisualProjetLicenceManager.exe génère un fichier ID, à partir des informations du fichier de licence fourni par IBU-Soft et des informations collectées sur la machine serveur. L'executable de VisualProjet lui, détruit périodiquement ce fichier ID s'il est périmé. Il suffit donc de relancer VisualProjetLicenceManager pour le régénérer. Le plus simple est de placer un raccourci vers VisualProjetLicenceManager dans la rubrique de démarrage de la machine réseau hébergeant l'application VisualProjet. VisualProjetLicenceManager ne consomme pratiquement pas de ressource et génère donc périodiquement des fichiers ID.

16 - Certains liens hypertextes vers des documents ne fonctionnent pas; pourquoi ?
Ceci est dû à la synthaxe des chemins d'arborescence menant à ces fichiers; ils ne doivent pas comporter de double espace, ni de caractères spéciaux (&,ç, etc...)

17 - Impossible de se connecter ou se reconnecter au serveur : quoi faire ?
Si malgré tout, vous ne pouvez pas ou vous ne pouvez plus vous connecter au serveur Hyperfile (fenêtre de parametres connexion serveur s'affichant à chaque fois), voici ce qu'il faut vérifier:
- Vérifier que le port 4900 est ouvert dans les Firewalls éventuels (coté machine serveur et coté machine cliente)
- En l'absence de Firewall, votre antivirus (AVG par exemple) peut bloquer le port à votre insu. Dans le cas d'AVG free V 8.5, ajouter en exception l'utilisation de visualProjet.exe dans l'onglet PUP (Merci à Mr Lagouge de GL Industrie pour cette information). Une mise à jour d'antivirus peut ainsi parfois expliquer l'impossibilité soudaine et définitive de se connecter au serveur
- A l'aide de l'application "Centre de controle HF" (CC120HF.exe ou CCHF150HF), en mode client/serveur, onglet "utilisateurs et groupes" il doit y avoir au moins l'utilisateur "admin", en superUtilisateur, et sans mot de passe